У сообщества уже был чат-бот, но он требовал постоянного ручного администрирования.
Расписание мероприятий вносилось прямо в воронку, наставничество велось без интеграций, а любая ошибка превращалась в потерянного участника.
Расписание мероприятий вносилось прямо в воронку, наставничество велось без интеграций, а любая ошибка превращалась в потерянного участника.
«Мы тратили часы на рутину, вместо того чтобы работать с людьми. Каждый новый ивент был стрессом для команды», — вспоминает координатор TERRA.
Из затрат времени в экономию часов
Когда мы изучили работу сообщества TERRA, стало очевидно: их бот не справлялся с нагрузкой. Ручное внесение расписания, отсутствие интеграций и постоянные ошибки тормозили рост. Мы предложили решение: вынести контент и данные во внешние инструменты, а боту оставить только логику и связь с пользователями.
Что было → Что сделали
Из хаоса с блокнотами и ручным контролем система превратилась в прозрачный и предсказуемый процесс, где бот сам ведет участников от первого клика до встречи с наставником.
Функции чат-бота
Расписание и запись
Напоминания и рассылки
Проверка билетов
Наставничество
Логика заявок
- Ведение расписания в Google-таблице.
- Автоматическая публикация в чат-боте.
- Регистрация и QR-билет.
- Оплата через Robokassa.
Напоминания и рассылки
- Напоминания за 24 часа и вечером накануне.
- Сегментация по городам, потокам, наставникам.
Проверка билетов
- QR-билет в боте.
- Сканирование и контроль на входе.
Наставничество
- Анкеты наставников с фото.
- Выгрузка на сайт Tilda.
- Заявки от учеников.
Логика заявок
- Только после выполнения условий (регистрация + участие).
- Наставник подтверждает в боте.
- Автоотмена через 24 ч без ответа.
- Ограничения по количеству мест.
Результаты
Для команды TERRA эти цифры оказались не просто статистикой. Раньше публикация одного мероприятия могла растянуться на два дня и сопровождалась постоянными правками. Теперь событие появляется в боте за 15 минут после внесения в таблицу. Ошибки, из-за которых терялись участники, ушли в прошлое — их стало на 85 % меньше.
Участники тоже почувствовали изменения: регистрация стала быстрой, прозрачной и удобной. За первый месяц число записей выросло на 35 % — сообщество сразу заметило эффект. Администраторы же впервые вздохнули спокойно: работа перестала быть «пожаром», и у команды появилось время заниматься развитием, а не исправлением мелочей.
Участники тоже почувствовали изменения: регистрация стала быстрой, прозрачной и удобной. За первый месяц число записей выросло на 35 % — сообщество сразу заметило эффект. Администраторы же впервые вздохнули спокойно: работа перестала быть «пожаром», и у команды появилось время заниматься развитием, а не исправлением мелочей.
Пользовательский опыт
85 % участников отметили: регистрироваться стало удобнее.
72 % наставников заявили: заявки обрабатываются быстрее и прозрачнее.
48 часов → 12 часов — настолько сократилось среднее время ответа наставника.
72 % наставников заявили: заявки обрабатываются быстрее и прозрачнее.
48 часов → 12 часов — настолько сократилось среднее время ответа наставника.
Внутренние выгоды
20 часов экономит команда ежемесячно на администрировании.
90 % — на столько снизилась нагрузка на специалиста по чат-ботам.
30 минут — столько занимает обучение нового администратора.
90 % — на столько снизилась нагрузка на специалиста по чат-ботам.
30 минут — столько занимает обучение нового администратора.
Итог
Сообщество TERRA получило чат-бота, который:
- полностью автоматизировал запись, оплату и выдачу билетов,
- облегчил работу с наставниками,
- освободил десятки часов времени команде,
- улучшил опыт участников и повысил вовлечённость.
